Clippings: Besser händisch pflegen, als automatisch aggregieren
Medienbeobachtung und Clippings
Ein fundamentaler Bestandteil der alltäglichen PR-Arbeit ist das Sammeln und Speichern von Clippings aus verschiedensten Quellen und in unterschiedlichen Formaten – seien es Artikel aus Print-Medien, Online-Magazinen und Blogs, Videos (beispielsweise auf Youtube) oder Social Media-Content auf Plattformen wie Twitter, Facebook, Instagram oder TikTok.
Automatisiertes Clipping und dessen Tücken
Die Analyse dieser potenziellen Flut von Clipping-Daten kann mühsam sein, denn die notwendigen Schritte sind vielfältig: Filtern, Sortieren, Aufbereiten, Formatieren und Exportieren relevanter Informationen sowie die Koordination von Prozessen brauchen Zeit und Konzentration. Dazu kommt unter Umständen noch der Abgleich der gesammelten Daten zwischen verschiedenen Regionen und Teams.
Vollautomatisierte Systeme, die ausgewählte oder alle benötigten Content-Kanäle automatisch nach Inhalten durchsuchen, versprechen Abhilfe und Zeitersparnisse. Doch wie mit großen Schleppnetzen sammeln vollautomatische Dienste oft jede Menge irrelevanten „Beifang“ ein, da sie relevante Inhalte im Kontext nicht zuverlässig erkennen und das sprichwörtliche „zwischen den Zeilen lesen“ nicht beherrschen. Das Verständnis dafür, welche Meinung, welches Fazit und welche Anmerkung in welchem Kontext wie relevant ist und auf was sich etwas bezieht, ist eine Kunst, die vollautomatisierte Systeme nicht beherrschen. Dabei ist genau das ein grundlegender Bestandteil des PR-Handwerks und somit auch des Clipping-Prozesses.
Paywalls, RSS-Feeds und Native Advertising
Paywalls von Verlagen oder beispielsweise unvollständige RSS-Feeds senken die Zuverlässigkeit zusätzlich und besonders Native Advertising Systeme und Werbe-Widgets wie beispielsweise Outbrain oder Taboola, die als organisch wirkende Links, Highlights, Überschriften sowie Textbausteine getarnte Werbeflächen in redaktionellen Inhalten integrieren, verwässern die Ergebnisse von automatisierten Clipping-Systemen zusätzlich.
Infolge all dieser Probleme und Risiken muss auch bei der Nutzung automatisierter Clipping-Systeme manuell (nach)gefiltert werden – sowohl zur Qualitätssicherung, als auch um Vollständigkeit sicherzustellen. Schließlich ist nichts ärgerlicher als ein ausgezeichneter Artikel oder Inhalt, der durch das Netz geschlüpft ist und übersehen wird, oder ein Report, der zu großen Teilen aus irrelevanten oder gar falsch klassifizierten Clippings besteht.
Das perfekte Archiv für saubere und vollständige Clippings
Diese entweder nachgefilterten oder von Anfang an händisch gesammelten und somit akkuraten Clippings müssen nun aber irgendwie gesammelt, archiviert und teil- und idealerweise filterbar gemacht werden – zum einen, damit die vorangegangen Arbeitsschritte nicht von anderen Mitarbeitern oder Teams wiederholt werden müssen, zum anderen, damit zum Beispiel Reports auf Basis der „sauberen“ Datensätze erstellt werden können. Oftmals wird dabei auf Notlösungen wie Excel-Dokumente oder Google-Sheets gesetzt, die dann geteilt oder per E-Mail herumgereicht werden. Es liegt auf der Hand, dass diese Tools und Methoden fehleranfällig und äußerst unkomfortabel sind.
Abhilfe schaffen können hier spezielle Tools zur Verwaltung von Clippings wie beispielsweise greenpulse. Mit greenpulse kann jeder Mitarbeiter und jedes Team, das an den PR-Aktivitäten eines Unternehmens arbeitet, einfach auf die einmal gefilterten Daten und Clippings zugreifen, diese analysieren und mit einem einzigen Klick die gewünschten Reports erstellen.
Aussagekräftige Clipping-Reports
Aussagekräftige Berichte über abgeschlossene und/oder laufende Projekte und Prozesse zu erstellen – seien es Abschluss-Reports oder Zwischenstände – kann eine Herausforderung darstellen, besonders wenn diese kurzfristig benötigt werden und beispielsweise nur ausgewählte Faktoren oder spezifische Zeiträume beinhalten sollen. Mit greenpulse können Datensätze und Prozesse daher ganz einfach nach selbst gewählten Kriterien, beispielsweise nach Medium, nach Produkt, nach gewonnenen Auszeichnungen, nach Region und auch aktuellem Status gefiltert, sortiert und exportiert werden.
Die Ergebnisse liegen dann als standardisierte XML-Dateien vor, was deren Weiterverarbeitung beispielsweise in Microsoft Excel oder Google Tabellen bzw. Google Sheets sehr einfach macht. Clipping-Reports lassen sich mit wenigen Klicks automatisch sowohl in Form einer übersichtlich aufgeschlüsselter Text-Auflistung als E-Mail und/oder auch als umfängliche Excel-Datei direkt an die gewünschten Empfänger verschicken.
Die standardisierte Daten-Struktur in greenpulse erlaubt es zudem, herausragende Pressestimmen, Zitate und Awards aus gesammelten Clippings manuell als solche zu markieren und beispielsweise automatisch auf Produktseiten und Webseiten zu integrieren.
Tools wie greenpulse minimieren somit nicht nur die Fehleranfälligkeit von Berichten, sondern machen aussagekräftige Daten auch zugänglicher und sparen vor allem kostbare Zeit – Zeit, die dann in die Pflege und das Betreuen von Kontakten investiert werden kann.